Manajemen Mutu

Manajemen Mutu Secara Praktis

Tantangan global yang dihadapi dunia tidak dapat dihindari baik dari sektor pemerintah maupun swasta, mau tidak mau semua pihak dituntut untuk mempersiapkan diri untuk mampu bertahan (survive) dalam menghadapi kondisi tersebut. Seiring dengan globalisasi ini, standardisasi manajemen telah menjadi isu utama lebih khusus lagi standardisasi tentang standardisasi sistem manajemen mutu. Untuk itu, suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta perlu menyiapkan kerangka sistem mutu lembaganya kearah yang diinginkan sesuai dengan sasaran atau tujuan akhir yang ditetapkan oleh lembaga tersebut, dalam pengertian bahwa tujuan atau sasaran mutu dari suatu lembaga mampu mencapai kesesuaian dengan keinginan yang diharapkan dari pelanggan atau mitra kerja lembaga tersebut.

Menanggapi isu tersebut diatas, salah satu standar sistem manajemen mutu yang telah berkembang di negara maju dan bahkan di negara-negara berkembang adalah ISO 9001:2000. Standar ini merupakan sarana atau sebagai alat untuk dapat mencapai tujuan mutu dalam menerapkan Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawab perkembangan globalisasi ini dimana tujuan akhirnya adalah mencapai efektifitas dan efisiensi suatu organisasi. Standar ini merupakan salah satu standar yang diakui secara internasional, yang selanjutnya sudah diadopsi oleh Indonesia menjadi SNI 19 - 9001:2001.

Standar Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 merupakan suatu hal yang dianggap masih relatif baru di Indonesia. Namun karena tuntutan masyarakat serta kondisi yang ada, nampak perkembangan penerapan standar ini pada organisasi-organisasi di Indonesia menunjukkan angka yang cukup signifikan. Hal ini menunjukkan bahwa standar ini sudah mulai akrab dan diakui manfaatnya bagi suatu organisasi.

Pengertian tentang mutu atau kualitas ini pada awalnya bersifat netral dan secara perlahan bergerak ke arah yang lebih positip, diyakini bahwa upaya untuk meningkatkan mutu akan menyibukkan berbagai pihak selama beberapa dasawarsa mendatang agar suatu organisasi mampu bertahan (survive) pada masa globalisasi ini.

Ada anggapan bahwa untuk dapat mencapai produk yang bermutu tidak terlepas dengan meningkatnya biaya produksi, namun dapat dibuktikan bahwa menghasilkan produk yang bermutu atau jasa yang memuaskan pelanggan akan mendatangkan manfaat yang lebih bagi organisasi. Manfaat secara umumyang dapat dirasakan secara langsung setidaknya adalah keuntungan peningkatan pangsa pasar sebagai dampak posisitif dari kepuasan konsumen. Peningkatan permintaan akan diikuti dengan peningkatan volume dan efisiensi produksi

Menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 bukanlah sesuatu hal yang akan didapat dalam sekejap, namun merupakan hasil usaha semua pihak yang ada dalam suatu organisasi. Sertifikasi merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang independen terhadap suatu organisasi yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu yang menjadi acuannya. Adanya sertifikasi ini memberikan bukti bahwa standar benar-

benar sudah diterapkan, tetapi satu hal yang harus diperhatikan bahwa sertifikasi bukan menjadi tujuan akhir, sebab banyak organisasi yang mengejar sertifikasi karena diminta oleh mitra kerjanya tanpa disertai upaya untuk melakukan peningkatan atas kinerja sistemnya.

Proses sertifikasi tidaklah terlalu rumit, namun memerlukan perencanaan dan persiapan yang matang dari keseluruhan yang terlibat dalam suatu organisasi. Proses sertifikasi dilaksanakan oleh Lembaga Sertifikasi yang telah diakreditasi secara nasional atau bahkan secara internasional. Langkah-langkah dasarnya adalah sebagai berikut ;

1. Organisasi menetapkan komitmen dalam menerapakan sistem manajemen mutu

2 Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada unit-unit organisasi yang telah ditetapkan

3. Penetapan/penunjukkan lembaga sertifikasi Pertimbangan utama dalam melakukan penunjukan lembaga sertifikasi antara lain status akreditasi, kredibilitas dan pengakuan atas lembaga sertifikasi

4. Penilaian semua aspek manajemen dan pelaksanaan kegiatan. Penilaian Dilakukan dalam 2 (dua) bentuk yaitu Penilaian/ Audit Internal dan Penilaian Eksternal yang dilakukan oleh Tim Auditor dari Lembaga Sertifikasi Independen

5. Pemberian Sertifikat ISO 9001:2000 Sertifikat dapat diberikan apabila organisasi sudah dianggap layak dan memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam standar ISO 9001:2000 serta sudah tidak ditemukan lagi ketidaksesuaian yang masuk dalam katagori MAJOR. Masa berlakunya sertifikat ini adalah selama 3 (tiga) tahun setelah diterimanya sertifikat.

6. Surveilen/Pengawasan ulang Surveilen dilaksanakan setiap 6 (enam) bulan sekali setelah diterimanya sertifkat yang dimaksudkan untuk mengevaluasi efektifitas penerapan ISO 9001:2000 serta apabila terjadi perubahan/perkembangan yang dilakukan dalam penerapan sistem.

Beberapa manfaat yang dapat diambil dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, antara lain :

1. Mampu membuat sistem kerja dalam organisasi menjadi standar kerja yang terdokumentasi

2. Meningkatkan semangat kerja karyawan karena adanya kejelasan kerja sehingga tercapai efisiensi.

3. Dipahaminya berbagai kebijakan dan prosedur operasi yang berlaku di seluruh organisasi

4. Meningkatnya pengawasan terhadap pengelolaan pekerjaan

5. Termonitornya kualitas pelayanan organisasi terhadap mitra kerja

Dalam upaya penerapan sistem manajemen ini secara efektif, maka dituntut adanya suatu kemampuan untuk mengidentifikasi dan mengelola seluruh proses kerja yang saling berhubungan dan berinteraksi baik secara intern maupun ekstern. Selain dari pada itu, perlunya kemampuan dalam meningkatkan secara terus menerus efektivitas dari proses sistem manajemen mutu, sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal sesuai dengan tujuan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Oleh karena itu perlu adanya suatu program berkesinambungan yang perlu didukung oleh semua personel yang terlibat dalam penerapan sistem ini.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sertifikasi Sistem Manajemen ISO 9001 : 2000 antara lain :

1. Audit Internal Audit internal merupakan kegiatan yang sangat penting dan merupakan keharusan dalam penerapan standar ISO 9001 : 2000, yang bertujuan untuk memantau sistem mutu dengan melakukan verifikasi kesesuaian dan keefektifan kegiatan penerapan sistem mutu dibandingkan terhadap standar acuan serta kebijakankebijakan yang sudah ditetukan. Kegiatan audit internal ini sepenuhnya menjadi tanggungjawab Wakil Manajemen (WM)

2. Surveilen Sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati dengan pihak Lembaga Sertifikasi, kegiatan surveillen diprogramkan akan dilakukan setidaknya dua kali dalam satu tahun oleh Lembaga Sertifikasi. Surveilen ini dilaksanakan untuk mengevaluasi adanya perubahanperubahan sistem mutu serta untuk monitoring bagi lembaga sertifikasi apakah

organisasi tersebut mampu menerapkan sistem mutunya secara konsisten.

3. Evaluasi Kinerja Evaluasi kinerja ini dilakukan sebagai wahana bagi organisasi dalam memperoleh masukan dari mitra kerja dalam memberikan pelayanannya, khususnya untuk melihat seberapa jauh efektivitas penerapan ISO 9001 : 2000 dalam menunjang upaya untuk memberikan pelayanan prima kepada mitra kerja sehingga sasaran mutu dapat tercapai.

Evaluasi ini dilakukan melalui beberapa cara antara lain :

a. Wawancara langsung dengan mitra kerja

b. Mengirimkan daftar isian (kuesioner) kepada mitra kerja yang telah mendapatkan pelayanan.

Berdasarkan evaluasi kinerja ini diharapkan dapat lebih memacu serta meningkatkan kinerja, terutama dalam ketaatannya dalam menerapkan standar yang diacu.

4. Tinjauan Manajemen Sebagaimana halnya dengan Audit Internal, Tinjauan Manajemen ini juga merupakan keharusan atau wajib dilakukan dalam penerapan ISO 9001 : 2000. Tinjauan Manajemen ini dilakukan dalam bentuk rapat lengkap yang dipimpin langsung oleh pimpinan puncak.

Kegiatan ini lebih bersifat pengkajian atas penerapan sistem manajemen mutu secara menyeluruh, sedangkan materi-materi pokok yang diangkat untuk dilakukan pengkajian antara lain :

a. Kegiatan Audit Internal

b. Tindakan Perbaikan

c. Hasil Evaluasi Kinerja

d. Isue-isue lain yang berkaitan dengan penerapan ISO 9001 : 2000

Dengan demikian penerapan Standar ISO 9001 : 2000 memberikan manfaat yang besar dalam meningkatkan kinerja suatu organisasi dalam upaya mewujudkan pelayanan prima kepada mitra kerjanya. Menyadari akan besarnya manfaat penerapan ISO 9001:2000 dalam meningkatkan profesionalisme dan performance lembaga; PSA Deptan sejak Januari 2002 telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Dan pada tanggal 23 Desember 2003 telah berhasil mendapatkan sertifikat ISO 9001:2000. Hal ini merupakan prestasi pemerintahan pertama di Indonesia yang berhasil mendapat pengakuan dan meraih sertifikat ISO 9001:2000.

Dikutip dari : http://www. tqmcasestudies.com/

Nama : Arie Deo Prasetya

Kelas : 2 TI-1

NRP : 6308210