Pengelolaan Mutu Total (PMT) dalam Manajemen Mutu

PENDAHULUAN
Konsep Pengelolaan Mutu Total (PMT) lahir beberapa dasa warsa yang lalu terutama untuk mengatasi beberapa Masalah di bidang bisnis dan industri. Konsep itu telah diimplementasikan dengan sangat berhasil oleh dunia bisnis dan industri di Jepang, yang kernudian juga di banyak negara lain. Di Indoneia, salah satu perusahaan yang pertama-tama menerapkan manajemen mutu pada tahun 1981 adalah PT. Astra Internasional. Sejak itu, trend penerapan PMT menjalar ke berbagai perusahaan swasta sampai dengan BUMN.

Pengertian PMT dan prinsip PMT

Pengertian
PMT adalah sistem pengendalian mutu yang didasarkan pada filosofi bahwa memenuhi kebutuhan pelanggan dengan sebaik-baiknya adalah yang utama dalam setiap usaha. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, budaya kerja yang mantap harus terbina dan berkembang dengan baik dalam diri setiap karyawan yang terlibat dalam pendidikan itu. Motivasi, sikap, kemauan dan dedikasi adalah bagian terpenting dari budaya kerja tersebut.


Prinsip PMT

=>Organisasi yang Bermutu

Pada hakekatnya organisasi bermutu adalah suatu organisasi yang senantiasa secara konsisten berorientasi kepada sasaran dan tujuan, sehingga secara optimal dapat memberikan pelayanan terhadap pelanggan. Ciri-ciri organisasi bermutu adalah sebagai berikut:
(a) berfokus pada pelanggan
(b) berfokus pada upaya untuk mencegah masalah
(c) investasi pada manusia
(d) memiliki strategi untuk mencapai kualitas
(e) memperlakukan keluhan sebagai umpan balik untuk memperbaiki diri
(f) memiliki kebijakan (policy) dalam perencanaan untuk mencapai kualitas
(g) mengupayakan proses perbaikan dengan melibatkan semua orang
(h) membentuk fasilitator yang berkualitas untuk memimpin proses perbaikan
(i) mendorong orang yang dipandang memiliki kreativitas dan mampu menciptakan kualitas
(j) memperjelas peranan dan tanggung jawab setiap orang
(k) memiliki strategi evaluasi yang jelas
(l) memandang kualitas sebagai jalan menuju perbaikan kepuasan layanan
(m) memiliki rencana jangka panjang
(n) memandang kualitas sebagai bagian dari kebudayaan
(0) meningkatkan kualitas sebagai suatu keharusan strategis berdasarkan misi tertentu dari suatu organisasi.

Harus diakui bahwa sulit untuk menemukan standar tertentu mengenai bentuK struktur seperti yang dituntut oleh PMT. Namun demikian, untuk memudahkan penjabarannya dalam bentuk yang lebih operasional, beberapa cirinya diuraikan sebagai berikut:
(a) struktur yang pasti harus berupa struktur yang mampu melancarkan proses pengelolaan mutu secara menyeluruh dan kondusif bagi perbaikan kulitas
(b) mengutamakan kerja sama tim (team work)
(c) mengurangi fungsi kontrol dan penjadwalan dari manajemen menengah
(d) membentuk tim terstruktur dengan sistem manajemen yang sederhana tapi efektif
(e) mengupayakan agar semua anggota tim memahami visi dan potensi lembaga agar menjadi kompak
(f) mengusahakan agar keseluruhan proses berada di bawah satu komando yang hubungan kerjanya sederhana
(g) mengadakan penilaian keberhasilan pengelolaan sebagai media untuk merumuskan visi.

=>Pemimpin dan Kepemimpinan

Setiap pemimpin harus mempunyai visi yang jelas tentang lembaga yang dipimpinnya, dan mampu menjelaskan visi itu kepada pemimpin-pemimpin bawahannya sehingga semua memahaminya dan dapat menjabarkannya menjadi program-program kerja. Disamping itu, setiap pemimpin harus mampu membudayakan mutu sehingga dia dapat menjadi teladan bagi bawahannya. Untuk itu, pemimpin harus mempunyai lima kemampuan dasar:
(a) visi yang jelas
(b) kerja keras
(c) ketekunan yang penuh ketabahan
(d) pelayanan dengan rendah hati, dan
(e) disiplin kuat.
Wibawa, kharisma, keteladanan, bertanggung jawab, keramahtamahan, dan kerapian adalah di antara ciri-ciri yang termasuk unsur-unsur kepemimpinan kependidikan; disamping ilmu dan teknologi yang menjadi spesialisasinya.
Setiap pemimpin perlu menyadari dan melaksanakan prinsip-prinsip berikut:
(a) visi dan simbol
(b) pengelolaan dengan turun ke bawah (PDTB)
(c) memperhatikan kebutuhan dan aspirasi bawahan
(d) mendorong tumbuh dan berkembangnya prakarsa dan inovasi
(e) menumbuhkan rasa kekeluargaan, kebersamaan dan kesetiakawanan.
Selanjutnya pemimpin kependidikan mempunyai peranan penting membudayakan mutu total, antara lain:
(a) mengembangkan sistem komunikasi yang baik
(b) membimbing dan mendorong tumbuhnya motivasi untuk mengatasi berbagai masalah
(c) mengembagkan sistem pendelegasian yang paling efektif dan efisien
(d) mengembangkan tim kerja sarna yang efektif dan efisien
(e) mengembangkan peluang untuk berinisiatif meningkatkan mutu.

=>Kerja Sama Tim
Tim adalah kumpulan orang-orang yang bekerja dalam suatu program yang sama. Tim merupakan modal dasar (building blocks) untuk meraih mutu. Di dalam suatu tim, para anggota tim bekerja sama, saling mendorong dan mendukung secara harmonis untuk meningkatkan mutu. Besar kecilnya suatu tim bergantung pada kebutuhan yang didasarkan pada program yang akan dilakukan. Kerja sama tim pada setiap organisasi adalah komponen penting dalam pelaksanaan PMT, untuk membangun kepercayaan, memperbaiki komunikasi dan mengembangkan kemandirian.
Dalam pembentukan tim secara utuh, dalam arti pembentukan organisasi dan fungsi, pada umumnya melalui empat fase, yaitu:
(a) Pembentukan (forming)
Pada fase pembentukan ini, sejumlah orang yang terdapat dalam tim mempunyai persepsi yang berbeda-beda tentang hal yang akan ditangani. Oleh karena itu, menjadi tugas pimpinan untuk meluruskan keadaan, menjelaskan visi dan sasaran pokok yang dibutuhkan.
(b) Penggugahan (storming)
Pada fase ini, pikiran para anggota tim digugah (dirangsang) untuk kejelasan tugas. Di sini tim sudah dapat menganalisis tugas lebih terarah, dan mulai memahami dan menyadari ruang lingkup tugas.
(c) Penetapan Norma (norming)
Dalam fase ini, tim menentukan aturan (norma) kerja yang harus dimengerti dan ditaati oleh setiap anggota tim. Termasuk didalamnya cara dan waktu kerja serta batas waktu penyelesaian tugas.
(d) Pelaksanaan (performing)
Pada fase keempat, tim mulai bekerja melaksanakan tugas yang telah ditentukan. Tata laksana kerja di antara sesama anggota tim perlu diperhatikan, agar setiap anggota bekerja dengan penuh tanggung jawab untuk mencapai tujuan tim.
Dapat dilihat bahwa pertumbuhan kerja sama tim tidaklah terjadi begitu saja. Oleh sebab itu, setiap anggota harus memiliki kesadaran, kemampuan, dan keterampilan tertentu. Untuk itu, bimbingan perlu. diberikan, dan bila perlu pelatihan disediakan untuk meningkatkan mutu para anggota tim.

=>Alat-alat dan Teknik-teknik Memperbaiki Mutu
Dalam proses peningkatan mutu, tentu saja kita akan selalu bertemu dengan berbagai masalah. Untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah kita harus mempunyai strategi. Strategi dan pendekatan untuk itu di antaranya adalah:
(a) Gugah Pikir (brainstorming)
Gugah pikir adalah suatu alat yang digunakan untuk memancing sejumlah gagasan teritang isu dan masalah tertentu. Alat ini dapat digunakan untuk memperjelas atau mengidentifikasi, dan menganalisis masalah. Namun alat ini tidak dapat digunakan untuk mengevaluasi situasi, oleh karena itu alat ini dapat dipakai bersama-sama dengan alat atau teknik lainnya.
(b) Jaringan Kerja Kemiripan (affinity network)
Jaringan kerja kemiripan ini sebetulnya dapat merupakan kelanjutan dari gugah pikir, dimana gagasan yang sudah dikumpulkan melalui gugah pikir kemudian dikelompokkan. Setelah dikelompokkan, kemudian diberi judul untuk setiap kelompok, dan selanjutnya ditentukan hubungan antar kelompok yang ada dengan menggunakan garis-garis penghubung.
(c) Diagram Tulang Ikan (fishbone diagram)
Diagram ini disebut juga dengan diagram sebab akibat, gunanya untuk melihat keterkaitan antar faktor-faktor yang diperkirakan berpengaruh terhadap masalah atau hasil yang diinginkan.
(d) Analisis Keadaan Lapangan (force-field analysis)
Alat ini digunakan untuk mengidentifikasi dan mempelajari terwujudnya suatu perubahan dari sebuah kondisi. Ringkasnya, dengan analisis keadaan lapangan ini, kita harus menentukan situasi perubahan yang diinginkan, dan mengidentifikasi faktor-faktor yang merupakan pendorong dan penghambat. Dan selanjutnya kita harus berupaya memperbesar kekuatan pendorong tadi, dan pada saat yang sama kita berusaha menetralisir kekuatan penghambat.
(e) Pendiagraman (process charting)
Pendiagraman merupakan suatu teknik yang digunakan untuk mengetahui siapa pelanggan, suatu lembaga, sehingga lembaga tersebut dapat mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk memuaskan pelanggan tersebut.
(f) Diagram Arus (flowcharts)
Teknik ini adalah suatu pendekatan sistematis untuk memahami dan memperbaiki suatu proses kerja ataupun untuk menyeragamkan pemahaman tentang bagaimana suatu pekerjaan harus dilaksanakan.
(g) Analisis Pareto (Pareto analysis)
Sebagai aiat untuk perbaikan mutu, analisis pareto digunakan untuk mengidentifikasi kategori-kategori yang dianggap paling mungkin menjadi penyebab suatu masalah atau mengidentifikasi kategori-kategori yang dianggap paling mungkin sebagai solusi dari suatu masalah yang dihadapi.
(h) Pengukuran Kinerja (benchmarking)
Pengukuran kinerja maksudnya adalah membuat suatu standar mutu tertentu dan membandingkannya dengan kinerja yang diperoleh sekarang. Biasanya yang dijadikan sebagai standar mutu adalah kinerja dari pesaing kita yang dianggap terbaik.
(i) Pemetaan Arah Karir (career path-mapping)
Pemetaan arah karir adalah alat sederhana yang digunakan untuk mengidentifikasi tahapan-tahapan penting ataupun, kendala-kendala yang cukup potensial dalam perjalanan karir seseorang.
Pengunaan alat-alat atau teknik-teknik yang disebutkan di atas harus disesuaian dengan masalah yang akan dipecahkan, karena tidak semua alat atau teknik ini sesuai untuk setiap permasalahan. Selain itu, keberhasilan penggunaannya ditentukan oleh keterampilan dan pemahaman penggunanya, baik pemahaman tentang alat atau teknik yang digunakan maupun mengenai masalah itu sendiri.

=>Perencanaan Strategis untuk Mutu
Perencanaan strategis untuk mutu ialah perencanaan berjangka panjang berdasarkan visi, misi dan prinsip kelembagaan, yang berorientasi pada kebutuhan para pelanggan baik masa kini maupun masa yang akan datang. Perencanaan berjangka panjang secara konseptual sudah tentu juga mencakup perencanaan jangka menengah dan pendek.
Perencanaan strategis memungkinkan penentuan prioritas dan langkah-langkah sistematis untuk meningkatkan mutu secara rasional. Dengan perencanaan strategis, perhatian dan pemikiran unsur-unsur pimpinan lembaga
dapat diarahkan kepada hal-hal yang lebih besar cakupannya dan lebih jauh jangkauannya, tidak lagi hanya di sekitar masalah-masalah rutin sehari-hari.
Dalam penyusunan rencana strategis, perlu diikuti pemikiran dan langkah-langkah sebagai berikut:
(a) pemikiran dan Langkah Dasar
(1) Menentukan dan merumuskan visi
(2) Menentukan dan merumuskan misi berdasrkan visi
(3) Menentukan dan merumuskan prinsip-prinsip berdasarkan visi dan misi
(4) Menentukan dan merumuskan tujuan berdasarkan visi, misi, dan prinsip
(b) Pemikiran dan Langkah Operasional
(1) Mengadakan studi tentang para pelanggan untuk mengetahui siapa-siapa pelanggan dan apa kebutuhan mereka sekarang maupun masa yang akan datang.
(2) Mengadakan studi tentang lembaga untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, kesempatan, kendala, ancaman dan faktor-faktor penting lainnya untuk mencapai keberhasilan.
(3) Menyusun rencana lembaga yang memuat langkah-langkah dan program yang didasarkan pada visi, misi, prinsip, tujuan, dan hasil-hasil studi tentang pelanggan dan lembaga.
(4) Menentiukan kebijaksanaan dan rencana mutu yang hendak dicapai sesuai dengan kebutuhan para pelanggan dengan berpedoman pada visi, misi, prinsip dan tujuan.
(5) Menentukan atau memperkirakan biaya yang diperlukan, untuk mencapai mutu yang ditentukan. RAPB adalah inti dari langkah ini yang sudah tentu didasarkan pada program kerja.
(6) Menyusun dan menentukan rencana dan alat-alat untuk mengevaluasi keberhasilan atau ketidak- berhasilan lembaga, dan menentukan sebab-sebab dari keduanya.
Evaluasi dan pemantauan pelaksanaan rencana jangka panjang, menengah dan pendek perlu dilakukan sehingga perbaikan dan peningkatan mutu dapat diadakan secara berkesinambungan.








Arifin
2 ti 1
6308380